Cada Estudiante Cuenta está comprometida con la protección de los datos personales de estudiantes, docentes e instituciones educativas. Esta política describe cómo tratamos esa información en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
1 Responsable del Tratamiento
El responsable del tratamiento de datos personales es Cada Estudiante Cuenta, plataforma de gestión PIAR para educación inclusiva en Colombia.
Correo de privacidad: contacto@cadaestudiantecuenta.com
Sitio web: cadaestudiantecuenta.com
2 Datos que Recopilamos
Recopilamos las siguientes categorías de datos según el tipo de usuario:
| Categoría | Datos específicos | ¿Quién los provee? |
|---|---|---|
| Identificación estudiante | Nombre, apellidos, documento, fecha de nacimiento, género, lugar de nacimiento | Docente / institución |
| Datos salud | Diagnóstico médico, medicamentos, terapias, productos de apoyo | Docente con consentimiento familiar |
| Entorno familiar | Datos de padres/cuidadores, nivel educativo, situación socioeconómica | Docente con consentimiento familiar |
| Trayectoria educativa | Instituciones previas, grados cursados, adaptaciones anteriores | Docente |
| Datos de usuario | Nombre, correo, rol, institución, último acceso | Administrador del sistema |
3 Finalidad del Tratamiento
Los datos recopilados se utilizan exclusivamente para:
- Elaborar, gestionar y hacer seguimiento a los Planes Individuales de Ajustes Razonables (PIAR) conforme al Decreto 1421 de 2017.
- Facilitar la comunicación entre los actores del proceso educativo inclusivo.
- Generar reportes estadísticos agregados y anonimizados para las instituciones educativas.
- Garantizar la seguridad y el control de acceso a la plataforma.
- Cumplir con las obligaciones legales del sistema educativo colombiano.
Principio de finalidad: Los datos no serán usados para fines distintos a los aquí descritos sin consentimiento previo del titular.
4 Datos Sensibles
La plataforma trata datos sensibles de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Se consideran sensibles:
- Datos de salud: Diagnósticos médicos, discapacidades, medicamentos y terapias de los estudiantes.
- Condición de víctima: Condición de víctima del conflicto armado del estudiante o su familia.
- Grupo étnico: Pertenencia a grupos étnicos declarada voluntariamente.
El tratamiento de datos sensibles requiere autorización expresa del titular o su representante legal. El registro de estos datos en el sistema implica que la institución educativa ha obtenido dicha autorización.
5 Base Legal del Tratamiento
El tratamiento de datos personales en esta plataforma se fundamenta en:
- Obligación legal: El Decreto 1421 de 2017 obliga a las instituciones educativas a elaborar PIAR para estudiantes con discapacidad, lo que requiere el tratamiento de sus datos.
- Consentimiento informado: Para datos sensibles, se requiere y documenta el consentimiento explícito del titular o su representante legal.
- Interés legítimo: El tratamiento de datos de usuarios docentes y directivos se basa en la relación laboral/contractual con la institución educativa.
6 Compartición de Datos
Los datos personales no se venden, alquilan ni comercializan con terceros bajo ninguna circunstancia.
Los datos pueden ser compartidos únicamente con:
- Actores del PIAR: Docentes, directivos, psicosocial, trabajadora social y SED de la misma institución, según sus roles y permisos asignados.
- Secretaría de Educación: En cumplimiento de obligaciones legales de reporte.
- Autoridades competentes: Cuando sea legalmente requerido por orden judicial o autoridad competente.
7 Retención y Supresión de Datos
Los datos se conservan por los siguientes períodos:
- PIAR activos: Durante toda la trayectoria educativa del estudiante en la institución.
- PIAR históricos: Hasta 5 años después del egreso del estudiante, conforme a la normativa de archivos educativos.
- Datos de usuarios: Durante la vigencia del vínculo laboral/contractual con la institución, más 1 año.
- Logs de acceso: 90 días.
Transcurridos estos períodos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.
8 Medidas de Seguridad
Implementamos las siguientes medidas técnicas y organizativas para proteger los datos:
- Contraseñas almacenadas con hash bcrypt (nunca en texto plano).
- Control de acceso basado en roles — cada usuario solo ve la información de su competencia.
- Sesiones con tiempo de expiración automática por inactividad.
- Registro de intentos de acceso fallidos y bloqueo por IP tras múltiples intentos.
- Transmisión de datos mediante protocolo HTTPS/TLS.
- Registro de auditoría de acciones críticas sobre los PIAR.
9 Sus Derechos — Habeas Data
Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen los siguientes derechos:
🔍 Acceso
Conocer qué datos suyos o de su hijo/a están almacenados en el sistema.
✏️ Corrección
Solicitar la actualización o rectificación de datos inexactos o incompletos.
🗑️ Supresión
Pedir la eliminación de datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
🚫 Revocación
Revocar el consentimiento dado para el tratamiento de datos sensibles.
📋 Copia
Obtener una copia de los datos personales que obran en el sistema.
⚠️ Queja
Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe su solicitud a contacto@cadaestudiantecuenta.com. Responderemos en un plazo máximo de 10 días hábiles.
10 Cookies y Tecnologías de Seguimiento
La plataforma utiliza únicamente cookies de sesión, estrictamente necesarias para el funcionamiento del sistema de autenticación. Estas cookies:
- No recopilan información de navegación con fines publicitarios.
- No se comparten con terceros.
- Se eliminan automáticamente al cerrar el navegador o al cerrar sesión.
No utilizamos cookies analíticas, de publicidad ni de rastreo de comportamiento.
11 Datos de Menores de Edad
La mayoría de los datos de estudiantes corresponden a menores de edad. El tratamiento de estos datos se realiza bajo las siguientes condiciones:
- La institución educativa es responsable de obtener el consentimiento de los padres o representantes legales.
- Los datos de menores no se utilizan para ningún fin distinto al proceso educativo inclusivo.
- Los menores de edad no tienen acceso directo a la plataforma.
- Se aplica un nivel reforzado de protección conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
Si usted es padre o tutor y considera que los datos de su hijo/a están siendo tratados de forma indebida, comuníquese inmediatamente con nosotros a través del correo de privacidad.
12 Contacto y Reclamaciones
Para ejercer sus derechos, presentar consultas o reclamaciones sobre el tratamiento de sus datos personales:
Correo: contacto@cadaestudiantecuenta.com
Tiempo de respuesta: Máximo 10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamaciones.
Si no obtuvo respuesta satisfactoria, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co